Prozess
Im Projektmanagement bezeichnet der Begriff „Prozess“ (lat. procedere= voranschreiten, hervorgehen) die Gesamtheit bestimmter zusammenhängender Aktionen und Vorgänge mit dem Ziel, spezifische Produkte oder Dienstleistungen hervorzubringen.
Wenngleich gewisse „Bausteine“ sich im Prozessmanagement industrieübergreifend bewährt haben: Jedes Projekt ist eine eigene Welt und ein guter Projektmanager zeichnet sich durch die Fähigkeit aus, die optimal passenden Prozesse für jedes individuelle Projekt auszuwählen und dieses Konzept so zu formulieren, dass das Projektmanagementteam konzeptionell und effektiv arbeiten kann. Es empfiehlt sich, bei jedem Projekt Eingangs- und Ausgangswerte sorgfältig zu überprüfen und dementsprechend Inhalt und Umfang, Kosten – sowohl finanziell als auch vom Zeitaufwand her – Einsatz und Risiko nach Aspekten der Wirtschaftlichkeit und Effizienz abzuwägen („Tailoring“).
Kein Prozess lässt sich eindimensional darstellen: Er besteht immer aus einer Reihe von Aktionen und Vorgängen, die sich durch spezifische Wechselwirkungen untereinander auszeichnen. Projektmanagementprozesse lassen sich in zwei Hauptkategorien
einteilen: Projektmanagementprozesse und produktorientierte Prozesse.
Projektmanagementprozesse stehen in Zusammenhang mit einem integrierten Zweck in Verbindung zueinander. Die einzelnen Prozesse bilden ein komplexes Gebilde, dass es allerdings konzeptionell zu vergegenwärtigen gilt: Besonders in Projektmanagementprozessen besteht die grosse Gefahr, dass einzelne Prozesse sich gegenseitig beeinflussen, was Inhalt und umfang, Kosten und Terminplan und die Gesamteffizienz betrifft.
Produktorientierte Prozesse werden in der Regel durch den sogenannten „Projektlebenszyklus“ beschrieben und unterscheiden sich je nach Anwendungsbereich. .
Projektmanagementprozesse und produktorientierte Prozesse in Einklang zu bringen, Kompromisse an der richtigen Stelle einzugehen und die Gesamtkonzeption transparent zu kommunizieren, gehört zu den zentralen Fähigkeiten jedes guten Projektmanagers. Ein grundsätzliches Verständnis von der Herstellung des Produkts ist beispielsweise unerlässlich für ein sachgerechtes Projektmanagement. Je detaillierter die Prozessplanung im Vorfeld, desto einfacher gestaltet sich eine effiziente Zusammenarbeit, Konsistenz sorgt dafür, dass das Team am Ball bleibt und ein optimales Ergebnis hervorbringt. Wer zudem Wechselwirkungen klug einkalkuliert, kann durch Synergien Kosten sparen und den Wünschen von Sponsoren, Kunden und anderen Stakeholdern gerecht werden.
Man unterscheidet zwischen folgenden Projektmanagementprozessgruppen:
• Initiierungsprozessgruppe
• Planungsprozessgruppe
• Ausführungsprozessgruppe
• Überwachungs- und Steuerungsprozessgruppe
• Abschlussprozessgruppe
Die Zuständigkeiten und Kompetenzen der Prozessgruppen ihren spezifischen Fähigkeiten und Erfahrungen anzupassen und diese zu koordinieren, ist Aufgabe der Projektleitung. Abstrahiert lässt sich jeder Projektmanagementprozess in einem Zyklus darstellen, bestehend aus Planung, Ausführung, Prüfung und Handeln. Aus dem Ergebnis des jeweils vorhergehenden Zyklus ergibt sich der Eingangwert und damit die Erfolgschance des nachstehenden Zyklus auf. In der Praxis ist das Prozessmanagement jedoch komplexer und diese Komplexität gilt es, willkommen zu heissen, um das Projekt letztendlich zu einem guten Abschluss zu bringen. Projektmanagement funktioniert integrativ: Es erfordert Klarheit und Transparenz und die optimale Interaktion zwischen Überwachungs- und
Steuerungsprozessgruppen mit jedem Aspekt, der in den übrigen Prozessgruppen für das Gesamtziel relevant ist.